第一条 根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》和《湖北省档案管理条例》等规定，制定本制度。

第二条 档案馆所保存的档案，主要是为学校教学、科研和管理等各项工作提供服务。

第三条 校内外单位和个人，持有介绍信、工作证、身份证等合法证明，可以利用本馆已开放的档案。港澳台同胞、海外华侨、外国人或者外国组织利用本馆已开放的档案，须经学校外事部门介绍以及档案馆负责人同意。

第四条 利用未开放的档案，须经档案形成部门及档案馆负责人同意，必要时还须经主管校领导审查同意。

第五条 档案利用者必须履行登记手续，填写利用者的姓名、单位、利用档案的目的和内容等。

第六条 利用档案一律在查阅室进行。档案利用者应自觉遵守保密制度，不得翻阅其它与所查内容无关的档案，严禁涂改、污损、抽拆和增删档案内容。

第七条 原则上，移交入馆的档案不得外借。校内有关部门确因工作需要外借时，须持有借用部门负责人签字的借条，并经档案形成部门和档案馆负责人同意。档案借出要严格履行借用登记手续，借出时间一般不得超过两周；借出档案者必须对档案的安全、完整和保密负责，不得在档案上勾划、删除、批注，不得转借、拆卷、涂改、污损，并严格遵守档案保密规定和国家有关知识产权保护的法律规定。